Mijn ervaring

Mijn ervaring

Het ABCDE van beslissen

Wie kent er de volgende fenomenen?
1. Er wordt iets aangekondigd met veel poeha,”het” gaat allemaal veranderen,en wat hoor je er nog van enkele maande later…in het beste geval ergens een flauw afkooksel en veel teleurstelling. Herkenbaar?
2. Of cynici die bij confrontatie met een enthousiast plan melden:”even bukken,het gaat wel over,dat werkt hier niet”. Been there?
3. Maar ook:”bij sommige projecten lukt het wel”,ze zijn succesvol,iedereen is er enthousiast over en het doel wordt bereikt.
Kortom ,hoe komt het toch dat dit gebeurt,ervan uitgaande dat de “aankondigers” toch altijd mensen van goede wil zijn,die vooruit willen.,
Ook zij bekeren zich achteraf tot het cynisme,het haalt toch niks uit,”ze” willen niet mee,”ze” verdienen het niet
Wel ,ik zou ’s op zoek willen gaan naar:
“Hoe komt dit?” en ;
“Waarom gebeurt dit?”;
Wat loopt het dan weer fout en dan weer goed”;
Waarom weten we eigenlijk wel “hoe het moet”,maar doen we het consequent niet?
Stel u voor dat we dit fenomeen zouden begrijpen,wie weet vinden we er wel de oplossing voor?

Dit kan ons goed uitkomen wanneer we geconfronteerd worden met complexe uitdagingen waar we voor staan en waar de effectiviteit van de oplossing recht evenredig is met het draagvlak.

Oh ja,ik schrijf dit zelf,vanuit mijn ervaring en perceptie van de realiteit. Zoals je zal merken is die erg aanwezig en dreigt dit een eenzijdig,alleen voor mij toepasbaar verhaal te worden.
Om dit toch voor iedereen hanteerbaar te maken doe ik mij regelmatig geweld aan, en verlaat ik mijn perspectief en kruip in andermans positie.
Ik meen namelijk een tool ontdekt te hebben,een mindset,die als je die gedisciplineerd een consequent toepast zal leiden naar een hogere effectiviteit (= de mate waarin je je doel bereikt)van uw aanpak.
Pas op,uiteraard wordt hier verteld hoe je het ideaal aanpakt,maar belangrijker dan dit is de discipline waarmee je het toepast. Die discipline ga je alleen toepassen als je overtuigd bent.
Nog dit:wat volgt is gewoon Gezond Boere Verstand,geen highbrow traktaat maar uit en tijdens de praktijk neergeschreven ervaring.Ik voorzag bewust geen anecdotes uit de praktijk,die zal je zelf wel aanbrengen.

Simpel als ABCDE,try this at home.
Here we go.
De idee is dat je bij een project,of bij een probleem waarmee je geconfronteerd wordt steeds 5 basisbewerkingen moet doen,en meestal in deze volgorde,met name:
1. Analyseren
2. Beslissen
3. Communiceren
4. Doen
5. Evalueren
6. (Analyseren)….
Inderdaad leuk dat dit ABCDE zo mooi,en vind ik zelf,ongeforceerd klinkt
Deze aanpak lichten we hierna toe.
A

Staat voor Analyse

Dit betekent bij de start van project of problematiek steeds op een objectieve wijze gegevens verzamelen. Dit betekent,lezen,luisteren,empathie tonen,je eigen positie thuis laten,verzamelen,eenvoudige WWWW vragen beantwoorden ,registreren en liefst vanuit een onbevangen blik.
Het is immers belangrijk dat je het ganse scala van meningen hoort. Iedereen herinnert zich nog het verhaal van de realiteit als een boom (die je vanuit 100 perspectieven kan zien)
Twee leuke quotes in dat kader:
“Als ik de waarde van een idee wil testen,ga ik naar mijn grootste criticus” (Vaclav Havel);
of dichter bij huis,van Siegfried Bracke:”Je dient alles af te wegen aan zijn tegendeel”.
Dus,luister naar zagers,criticasters edm,ooit waren het enthousiastelingen. Het zagen,het cynisme is hun format die ontstond uit de vele teleurstellingen. Kijk daar doorheen.
Op die wijze bezet je het ganse veld en trek je grenzen,verzamel je info die je achteraf niet zuur kan opbreken,maar bovendien,op die wijze betrek je de mensen erbij. Ze worden beluisterd,nog voor de B erbij komt. Je legt daar de basis voor de “dominant coalition”,je leert ook specialisten kennen op het terrein en bouwt zo al aan de heipalen van je draagvlak
Hierdoor geef je ook openheid aan het verschil in meningen,die vaak elkaar blokkeren of opheffen. Je krijgt ook zicht op de verschillende krachtvelden die spelen,dit zal u helpen om achteraf de beslissing te begeleiden door de juiste bondgenoten te kennen. Ervaren kaartspelers zullen je vertellen dat als je zicht hebt op alle kaarten (lees in deze :de gevoeligheden of belangen) van je omgeving het kaartspel kinderspel wordt.
Er is in deze Analyse fase echter ook een tweede essentieel aspect dat je onder handen neemt:terwijl je bezig bent met het doorploegen van het terrein:daag ook jezelf,of je team uit met het zoeken naar scherpe heldere antwoorden op de volgende vragen:
1. Wat is ons doel,ons belang,wat willen we bereiken?
2. Geef eens een heldere probleemomschrijving?
Op die wijze laat je de creativiteit de vrije loop maar beheer je ook al de “plannendrift” bij jezelf of je omgeving. Ook hier dient men keuzes te maken.
Wanneer je dit doet tijdens je veldonderzoek (je zit immers nog in de A fase) heb je kans dat je al verbanden bouwt tussen je visie,doel (hoog in de lucht) en de realiteit van de problematiek.
Dit vermijdt dat je te hoge ,of onbereikbare doelen stelt (“5 minuten politieke moed”)die achteraf in je gezicht ontploffen .Het zorgt ervoor dat je keuzes maakt en je beheert bovendien de verwachtingen van de omgeving.
Als je het bovenstaande goed hebt toegepast heb je nu:
1. Terreinkennis
2. Een begin van draagvlak,bestaande uit relaties die zich gerespecteerd (beluisterd) voelen.
3. En vooral:je weet wat je wil en je kent het verschil (uw strategie krijgt vorm) tussen de Ist en de Soll situatie
En ja,dit kost tijd. Veel tijd,maar de overtuiging is dat deze aanpak de totale projecttijd zal inkorten,meer tijd in de voorbereiding geeft minder tijd bij de uitvoering.
De valkuil hier is dan ook dat je hier blijft in badineren en dat je niet uit het moeras raakt.

B
Staat voor Beslissing
Beslissen is een onderdeel van een proces,door je inspanningen in de analysefase heb je al heel wat materiaal verzameld. Je kent de begin en gewenste eindsituatie,je kent de medespelers.
Nu raad ik je aan om rustig een aantal scenario’s (inclusief strategieën) uit te werken,die je goed uitsmeert over de verschillende extreme mogelijkheden.
Scenario 1,altijd een leuke,is het “Do nothing “ scenario.
Mensen die niet graag beslissen verkiezen dikwijls ,lekker vermijdend,voor het status quo.
Confronteer hen dan met de pro’s en con’s van de gevolgen van hun keuze voor een status quo. (Misschien is het wel de beste oplossing,waarom niet).Dat is het mooie van deze aanpak,door je terreinkennis ken je de voor en nadelen van elk scenario.
Ik heb nog meer goed nieuws,in de meeste gevallen is er geen 100% oplossing. Velen stellen beslissen uit omdat ze zoeken,wachten,tot de 100% oplossing is gevonden,”ja ,maar”.
Niet doen dus. Wat je nu wel hebt is per scenario,de pro’s en de con’s. Wanneer je kiest voor een bepaald scenario heb je er meteen een zicht bij de con’s die je zal moeten managen na je keuze. Zo heb je geen verrassingen.
Ik stelde al van je scenario’s uit te smeren over het ganse scala van “do nothing” naar “Get everything”. In dit laatste scenario 5 kan je je ultieme droom beschrijven,de verhouding tussen pro’s en contra’s doen het werk dan wel.
Ooit gelezen in dit verband:”Mensen overtuigen mensen niet,feiten wel”
Wat ook mooi is,tijdens de bouw van scenario’s zal je merken dat er nog gaten zijn in je terreinkennis,geen probleem echter. Door de relatieontwikkeling (het luisteren) tijdens je A fase ben je maar een telefoontje verwijderd van de info die je nodig hebt. Daardoor toon je nogmaals dat je het meent,hen ernstig neemt.
Een ander heikel thema:wie beslist? Dit lijkt evident ,maar niets is minder waar. Ook hier weer zal je terreinkennis je helpen,door de vele gesprekken heb je zicht op de formele en informele beslissers.
Hoe je deze gaat benaderen is nog een verhaal apart,maar ik geef je even deze mee:”80% van de beslissingen zijn genomen in het informele circuit buiten de vergadering waar dan sacraal de beslissing valt”.Dus,wees ook hier even geen koorknaap.
Afhankelijk van je positie vind ik ook dat je zelf in het water moet springen,maak een keuze. Mensen (ik spreek denk ik niet alleen voor mezelf) hebben een hekel aan “enerzijds ,anderzijds verhalen” waar je stikt in de nuance en geen stellingname voelt.
Nuancering maakt deel uit van een geheel,op zichzelf is het vormeloos. Teveel nuancering roept dan ook zijn tegendeel op (denk aan het succes van de “Nu is het genoeg” partijen).
Doe dus zelf een voorstel. Maak je handen vuil.

C
Staat voor communicatie
Tussen haakjes,uiteraard heb je al gecommuniceerd tijdens de analyse fase ,of zaken gedaan tijdens de beslissingsfase .Het gaat erom in welke fases je je op een bepaald moment dominant bevindt en dat je het belang van elke fase respecteert.
Communicatie betekent in deze dat je er volop mee naar buiten komt. Dan zeg je wat iedereen er aan heeft,wat het voor iedereen betekent. Hier heb je een unieke kans om de toekomst vorm te geven,een tijdlijn uit tekenen zodat men perspectief heeft op vooruitgang.
”I have a dream”, gecombineerd met “And that’s what we ‘ll do to get it!”.
Zoals ze vaak,is het een en/en verhaal.
Hoeft het gezegd dat de fasering van je communicatie (wie eerst enz.) hier erg belangrijk is ,maar weerom helpt je terreinkennis je hieruit.
Dat je zegt wie ,wanneer,welke taak/verantwoordelijkheid met welk resultaat op zich neemt,maar dat je ook aangeeft wat beslist is en hoe je de uitvoering ziet. Erken in deze fase ook uitdrukkelijk diegenen die je de ideeën aanleverden.
Dit is het moment voor uitspraken als “Walk ,and don’t look back”.Als je deze te vroeg doet kan dit problemen geven.
Denk hierbij ook aan diegenen die niet rechtstreeks betrokken zijn bij de problematiek. Hun houding is belangrijk,dus is het belangrijk dat je hen voedt en leidt. Ook hier bouw je daardoor een kanaal om (zekere) verrassingen te capteren.

D
Staat voor doen

We zijn er. Als doener moet ik mezelf geweld aan doen om de verschillende stappen ervoor te zetten,maar geloof me,het loont.
Je wil niet weten hoeveel doeners (De Vlaamsche volksaard?) hun basisenergie hebben omgeturnd richting cynisme en verzuring. Mensen beschermen zich immers tegen teleurstellingen. Teleurstellingen,die net veroorzaakt worden door:
1. Ofwel te veel aangekondigde dromen die niet worden waargemaakt
2. Ofwel doeners die toch doordreven en werden teruggefloten.
Kortom ,in deze fase wordt de oplossing uitgevoerd. Tijden de C fase heb je met iedereen duidelijk doorgesproken wat je hoe,tegen wanneer van hen verwacht. Door de A fase heb je daarbij kunnen rekening houden met wat ze kunnen /willen.
Maak in deze fase vooral de vooruitgang ,de tussentijdse resultaten,zichtbaar. Het is mijn ervaring dat je elk issue dat je zichtbaar maakt in de gewenste richting kan doen evolueren.
Weet dat in deze fase een aantal zaken niet zullen worden uitgevoerd volgens afspraak,ga erachter waarom,stuur desnoods bij op vlak van de manier waarop,maar geef niet in op uw doel.








E
Staat voor evalueren

Aangezien je duidelijk had vooropgesteld wat je wilde bereiken (ABC) is het eenvoudig om te kijken of je je doel hebt bereikt.

Dit moment én het bijhorende instrument heb je trouwens al op voorhand ingepland.
Geniet,vier het resultaat of ervaar de mislukking.
Beiden geven energie om te veranderen.
Kijk vooral naar wat goed liep,wat succesvol was. Vraag het aan de betrokkenen:”Waarom is dit gelukt?”
Waardeer diegenen die mee de kar trokken,misschien gaan er in de toekomst dan een aantal van de kar en beginnen ze te duwen of blijven ze achter.

En vergeet niet,wat goed liep,te integreren in je dagdagelijkse systemen


Een uitsmijter.
Wat gebeurt er als we niet ….?

Niet analyseren?
Je kan onmogelijk kwaliteit bieden of mensen meekrijgen.

Niet beslissen?
Als een boemerang blijft het terugkomen tot je uitgeteld achter blijft.

Niet communiceert?
Weet dat niet communiceren de luidste vorm van communicatie is. Je laat de ruimte braak liggen.In plaats van jij,heeft nu iedereen de megafoon. “Gossip rules the waves!”
Resultaat??

Niet doet?
Geen commentaar.

Niet evalueert?
Een gemiste kans,je laat groei liggen.

Tot slot nog dit,uiteraard heb je bij een teveel aan A,een overmaat B,een massa C, giga D of oeverloos geE,ook enorme nadelen. Als het brandt,moet je vooral blussen (D) .
Doel is dat je dit achteraf laat bezinken en integreert in je denken tijdens een beslissingsproces en je afvraagt: “Ben ik met de juiste dingen bezig”?
Het gaat echter over een gezonde verhouding tussen deze 5 belangrijke management competenties. Ik ben mij ervan bewust dat ik niks nieuws vertelde,dat u dit al wist. Doel is dat je dit achteraf laat bezinken en integreert in je denken.

Maar vertel mij dan ‘s,”Waarom deed je het dan niet?”

Reacties welkom!
Jan Sanders 22 november 09